Smartsheet 9.1.1

Čo je Smartsheet?

Smartsheet je dynamická pracovná platforma, ktorá vám umožňuje spravovať projekty, vytvárať pracovné postupy a spolupracovať s vaším tímom. Smartsheet zjednodušuje rôzne aspekty projektov, ako je správa zdrojov, obsah, dokumentácia, spätná väzba, schvaľovanie, recenzie atď. Používatelia z rôznych odvetví z viac ako 190 krajín považujú túto webovú aplikáciu za vhodnú na riadenie projektov zahŕňajúcich viacero prevádzkových oddelení.

Hlavné funkcie Smartsheet

1. Správa obsahu

Obsahový management

Smartsheet pridáva hodnotu všetkým úlohám správy obsahu, ktoré vykonávate. Ak ste bloger, Youtuber, dizajnér alebo fotograf, pomocou tejto aplikácie môžete zefektívniť celú správu obsahu. Na správu obsahu v tejto aplikácii dokonca nemusíte najímať ďalších zamestnancov, pretože ide o ľahko použiteľný nástroj.

Niektoré významné úlohy správy obsahu, ktoré môžete vykonávať na Smartsheet, sú:

• Špeciálna tabuľa pracovného toku produkcie na monitorovanie produkcie obsahu členov tímu.
• Ľahko nastaviteľné upozornenia a pripomienky pomáhajú dizajnérom držať sa plánu.
• Príslušní členovia tímu a zákazníci môžu obsah jednoducho skontrolovať a overiť si ho.
• Schvaľovatelia môžu kontrolovať obsah v reálnom čase, aby minimalizovali čas nečinnosti tvorcu.
• Viaceré kanály spätnej väzby, ako sú konverzácie, komentáre, sú individuálne pripnuté a schválené.

2. Riadenie zdrojov projektu

Správa zdrojov vám pomôže vizualizovať využitie kapacít členov vášho tímu, nájsť kvalifikovaného človeka na úlohy, znížiť náklady na projekt a predovšetkým neustále rásť. Ak chcete začať so správou zdrojov, môžete vyskúšať nasledujúce akcie:

• Importujte zoznamy zamestnancov alebo spolupracovníkov z ľubovoľného tabuľkového súboru.
• Zákazníkov a projekty môžete pridávať štruktúrovaným spôsobom.
• Vytvorte podrobný plán úloh projektu priradením zdrojov zo zoznamu. Jednoduchý posuvník umožňuje nastaviť hodiny, časové rámce atď.
• Členovia tímu môžu sledovať svoj čas v rôznych formátoch, ako sú hodiny, minúty a 1/2 dňa.
• Výkonná stránka Analytics získava údaje od ľudí, rozpočtu a času, takže ich môžete filtrovať a zoskupovať do podrobných prehľadov.

3. Bezproblémová tímová spolupráca

Bezproblémová tímová spolupráca

Smartsheet uľahčuje 360° spoluprácu a komunikáciu so spolupracovníkmi, zákazníkmi, členmi tímu atď. Jeho flexibilita vám umožňuje zdieľať jednu položku, viacero položiek alebo celý pracovný priestor. Okrem toho môžete zbierať anonymnú spätnú väzbu a komentáre prostredníctvom formulárov, ktorých vytvorenie si vyžaduje menej kliknutí.

Sekcia Konverzácie udržiava komunikačné kanály projektu otvorené prostredníctvom množstva prostriedkov, ako sú @Mention , prílohy, dôkazy a pripomienky. Tento nástroj umožňuje zaznamenávať konverzácie na rôznych úrovniach, ako sú hárky, riadky a pracovné priestory. Okrem toho môžete prispôsobiť úrovne prístupu používateľov, aby ste povolili alebo zrušili povolenie na úpravu komentárov.

4. Riadenie procesov

Riadenie procesov

Musíte často pracovať na rôznych projektoch alebo dohliadať na viacero projektov? Potom je pre vás Smartsheet ideálnou platformou. Tento nástroj má mnoho funkcií, ktoré vám pomôžu spravovať niekoľko projektov z jedného riadiaceho centra, vrátane:

• Jednoducho plánujte a nastavte projekty na Smartsheet pomocou projektových plánov. Ide o opakovane použiteľné zostavy, hárky a ovládacie panely, ktoré tvoria projekt.
• Strategický dashboard poskytuje komplexný pohľad na každý projekt v portfóliu.
• Vizualizácia stavu viacerých projektov pomocou miniaplikácií a prístup k ich hárkom jedným kliknutím.
• Centrálny ovládací panel vám umožňuje schvaľovať obsah, úlohy, dôkazy, príjemcov atď.
• Modul globálnej aktualizácie umožňuje vykonávať zmeny v projektových paneloch vytvorených z konkrétneho dizajnu.

5. Správa digitálnych aktív

Správa digitálnych aktív na zabezpečenej online platforme je základnou úlohou kreatívneho dizajnéra alebo vývojára. Niekedy zákazníci nemusia mať prístup k vašej práci alebo niekto kopíruje vašu prácu bez vášho vedomia, pretože sa musíte sústrediť na vytváranie obsahu.

Smartsheet vám poskytuje prístup k Brandfolder na vyriešenie vyššie uvedených problémov. Tento nástroj vám umožňuje bezpečne a efektívne distribuovať alebo zobrazovať digitálne aktíva. Umožňuje vám tiež:

• Prispôsobte platformu tak, aby vyhovovala štýlu vašej značky.
• Jednoduché vyhľadávanie rôznych metadát obsahu pomocou filtrovania, triedenia atď.

6. Automatizujte úlohy

Manuálne alebo opakujúce sa úlohy môžete nahradiť automatizovanými pracovnými postupmi, ktoré pomáhajú členom tímu vyhnúť sa neefektívnosti alebo nude pomocou automatizácie pracovného toku Smartsheet. Modul automatizovaného pracovného toku je intuitívny nástroj. Používatelia preto nepotrebujú žiadne znalosti kódovania na automatizáciu úlohy.

Akcie, spúšťače a podmienky sú tri komponenty, ktoré vytvárajú automatizované pracovné postupy. Môžete automatizovať nasledujúce úlohy:

• Upozornite nadobúdateľov na dôležité zmeny alebo im pripomeňte termíny.
• Požiadajte o schválenie alebo kontrolu stavu obsahu.
• Presuňte riadky na iné hárky alebo ich uzamknite a odomknite.
• Zaznamenajte míľniky.
• Priraďte zdroje k úlohám alebo projektom.

7. Zjednodušené centrum riešení

Centrum riešení Smartsheet

Smartsheet Solution Center je výkonná knižnica, ktorá vám poskytuje prístup k obrovskej zbierke plánov a projektových aplikácií.

Preto nemusíte investovať čas do plánovania a nastavenia projektu. Stačí si vybrať šablónu, trochu ju upraviť a začať rýchlo pracovať na projektoch.

Celý obsah Centra riešení nájdete usporiadaný v nasledujúcich troch sekciách:

• Šablóny: Ide o jednotlivé dosky na správu vašich úloh, zdrojov a času.
• Sady šablón: Získajte vopred pripravené informačné panely, zostavy a hárky na správu zložitých projektov.
• Doplnky: Ide o integrácie, konektory a aplikácie, ktoré môžete prepojiť s pracovnými hárkami a importovať alebo exportovať údaje projektu.

8. Výkonné integrácie a doplnky

Výkonné integrácie a doplnky

Smartsheet vám umožňuje jednoducho synchronizovať vašu prácu s klientmi alebo externými spolupracovníkmi, ktorí môžu používať rôzne nástroje na riadenie projektov a komunikačné aplikácie. Preto tieto aplikácie nemusíte začať používať ani za ne platiť.

Do svojich hárkov môžete jednoducho integrovať aplikácie tretích strán, ako sú DocuSign, Zapier, Quip, Slack , Outlook , Dokumenty Google atď. Kedykoľvek existujú aktualizácie z externých zdrojov, pristupujte k nim priamo z aplikácie Smartsheet.

Smartsheet vám tiež poskytuje prístup k jednoduchým aplikáciám vyvinutým pre projekt. Pivot App, Dynamic View, Calendar App, DataMesh atď. sú niektoré z aplikácií, ktoré uľahčujú správu projektov.

9. Funkcia IT požiadaviek a lístkov

Funkcia IT požiadaviek a lístkov

Funkcia IT Requests and Ticketing je sada šablón, ku ktorým máte prístup z Solution Center. Túto šablónu môžete použiť na zefektívnenie nasledujúcich úloh:

• Zachyťte a zdokumentujte IT požiadavky prostredníctvom jednoduchého formulára, ku ktorému má ktokoľvek prístup z mobilného telefónu alebo počítača.
• Spravujte otvorené, zaseknuté alebo vyriešené požiadavky IT zo zjednodušeného ovládacieho panela.

• Ako pozvať ostatných na spoluprácu a upravovať prezentácie v PowerPointe
• 8 nástrojov na spoluprácu bez registrácie, pripravené na použitie za 10 sekúnd
• Spoločné programovanie pomocou funkcie Live Share v kóde Visual Studio
• 6 najlepších bezplatných online nástrojov na spoluprácu pre tímy