Ako vytvoriť formuláre programu Excel pre tabuľky na zadávanie údajov

Zadávanie údajov do Excelu je náročná úloha, najmä ak máte veľa stĺpcov a veľa záznamov. Môže to byť mätúce aj pre ostatných používateľov, najmä ak nepoznajú vašu tabuľku.

Vedeli ste však, že na uľahčenie tejto úlohy môžete vytvárať formuláre? Spoločnosť Microsoft vám alebo komukoľvek inému umožňuje pridávať údaje do tabuľky prostredníctvom formulára v novom okne. Týmto spôsobom je menej nejasností, aké informácie by mali vložiť do súboru Excel.

Čítajte ďalej a zistite, ako vytvoriť formulár pre vlastnú tabuľku Excel.

Príprava vašich údajov

Predtým, ako začnete vytvárať formulár, musíte najskôr pripraviť údaje, ktoré budete potrebovať. Ak napríklad vytvárate prezenčnú listinu študentov, musíte si najprv do stĺpcov zapísať informácie, ktoré od nich budete požadovať.

Napríklad musíte mať ich krstné meno, priezvisko, číslo študenta, e-mailovú adresu a kurz; potom by ste ich mali uviesť v hornom riadku. Tieto položky by označovali stĺpce, do ktorých sa budú kompilovať údaje zadané vašimi študentmi.

Ak sa chystáte požiadať svojich študentov, aby zadali svoje údaje ručne, budú musieť prejsť nadol do spodnej časti súboru Excel, aby našli prázdny riadok. A ak požadujete veľa informácií, povedzme ročenku, pre každého zo študentov by bolo ľahké preskočiť bunku, čo by viedlo k neúplným údajom.

Vloženie jednoduchého formulára

Keď ste si pripravili všetky názvy stĺpcov, môžete teraz začať vytvárať formulár. Ak to chcete urobiť, vyberte jednu z hlavičiek stĺpcov. Prejdite na panel vyhľadávania v hornej časti okna programu Excel a napíšte Formulár . Vo výsledkoch vyhľadávania v časti Akcie kliknite na Formulár .

Zobrazí sa varovné okno programu Microsoft Excel s potvrdením, či chcete použiť vybratý riadok ako štítky formulára. Ak ste tak už urobili, kliknite na OK . V opačnom prípade kliknite na tlačidlo Zrušiť , vyberte hlavičky stĺpcov, ktoré chcete použiť ako menovky formulárov, a zopakujte kroky uvedené v predchádzajúcom odseku.

Po stlačení OK sa zobrazí formulárové okno a je to! Teraz môžete začať zadávať údaje.

Ak budete tento nástroj používať často, môžete pridať odkaz na túto funkciu na paneli s nástrojmi Rýchly prístup. Vráťte sa na panel vyhľadávania a znova zadajte formulár . Ale namiesto kliknutia ľavým tlačidlom myši na výsledok formulára kliknite naň pravým tlačidlom myši , čím vyvoláte kontextovú ponuku.

Vyberte položku Pridať na panel s nástrojmi Rýchly prístup a zobrazí sa v ňom ikona formulára . Takže nabudúce, keď budete musieť vytiahnuť nástroj formulára, všetko, čo potrebujete, je kliknúť na tlačidlo skratky.

Pridávanie nových údajov

V otvorenom okne formulára uvidíte informácie, ktoré potrebujete zadať do databázy. Vyplňte všetky prázdne polia a po dokončení kliknite na Nový . Údaje, ktoré ste zadali, automaticky vyplnia najspodnejšiu časť vašej tabuľky a vy budete mať pripravený nový prázdny formulár.

V prípade, že ste omylom uložili nesprávne údaje, môžete sa vrátiť a zmeniť ich. Prejdite na položku, ktorú chcete zmeniť, stlačením tlačidiel Nájsť predchádzajúce alebo Nájsť ďalšie . Keď sa dostanete k položke, ktorú chcete upraviť, jednoducho zmeňte informácie v príslušnom poli.

Po dokončení opráv kliknite na položku Nové alebo stlačte kláves Enter na klávesnici, aby sa zmeny potvrdili. Ak ste však urobili typografickú chybu a chcete obnoviť predchádzajúci záznam, kliknite namiesto toho na položku Obnoviť . Upozorňujeme však, že po potvrdení zmien nemôžete zmeny vrátiť späť pomocou funkcie Obnoviť.

Prehliadanie záznamov pomocou okna formulára

Teraz, keď máte v tabuľke niekoľko záznamov, môžete na prehliadanie údajov použiť samotné okno formulára. V pravom hornom rohu okna uvidíte sériové číslo aktuálnych údajov.

Ak chcete vidieť položky pred alebo po aktuálnom výbere, môžete použiť vyššie uvedené tlačidlá Hľadať predchádzajúce a Nájsť ďalšie . Prípadne môžete použiť posúvač na rýchle preskakovanie cez viacero záznamov.

Ak chcete nájsť konkrétne výsledky, môžete použiť funkciu vyhľadávania v okne formulára. Pre prístup k nemu kliknite na tlačidlo Kritériá vpravo dole, Nájsť ďalšie . Do príslušného poľa zadajte informácie, ktoré chcete vyhľadať, a potom stlačte kláves Enter na klávesnici.

Súvisiace články: Ako používať funkciu vyhľadávania Nájsť a nahradiť v Exceli

V okne sa potom zobrazí ďalší riadok s príslušnými informáciami. Ak chcete prechádzať ďalšími výsledkami, kliknite buď na Nájsť predchádzajúce alebo Nájsť ďalšie .

Na pokročilejšie vyhľadávanie môžete použiť aj vzorce a modifikátory. Na vyhľadanie časti záznamu môžete použiť zástupnú hviezdičku . Podobne môžete na vyhľadávanie číselných hodnôt alebo hodnôt dátumu použiť aj znaky väčšie alebo menšie ako .

Napríklad, ak chcete vyhľadať študentov, ktorí navštevujú kurz BA, môžete do príslušného poľa zadať BA*. V okne formulára sa zobrazia iba študenti z vašej tabuľky, ktorí absolvujú bakalársky titul.

Vyhýbanie sa prázdnym záznamom

Môžete tiež zabrániť náhodným prázdnym záznamom pridaním pomocou funkcie overenia údajov. Ak to chcete urobiť, musíte najskôr vybrať tabuľku, do ktorej chcete zadávať údaje. Potom by ste mali prejsť do časti Údaje > Overenie údajov .

Overovanie dát Zobrazí sa okno. Na karte Nastavenia v rozbaľovacej ponuke Povoliť vyberte položku Dĺžka textu . Potom v rozbaľovacej ponuke Údaje vyberte väčšie ako . Nakoniec do poľa Minimum zadajte 1 . Stlačte OK .

Táto funkcia zabraňuje používateľom zadať iba jeden znak do ľubovoľného poľa, čím zaisťuje úplné vyplnenie vašich údajov.

Súvisiace články: Ako importovať údaje z formulárov Microsoft Word do tabuľky Excel

Rýchly a jednoduchý spôsob naplnenia veľkých databáz

Ak vám v tabuľke často chýbajú informácie alebo zadávate nesprávne údaje do stĺpcov, je najvyšší čas, aby ste si vytvorili formulár pre seba. Toto rýchle a jednoduché riešenie vám zabezpečí presnú databázu.

Hoci vyššie uvedený príklad zobrazuje iba päť záznamov, ak pracujete na mnohých záznamoch, ako je napríklad databáza zamestnancov spoločnosti, túto funkciu v Exceli oceníte. Poskytnutím nezávislého okna na zadávanie informácií sa môžete vyhnúť prezeraniu stoviek, ak nie tisícok záznamov, a zároveň zabezpečiť presné a presné zadávanie údajov.