Excel 2016 – Lekcia 4: Ako ukladať a zdieľať tabuľky

• Excel 2016 – Lekcia 3: Ako vytvárať nové a otvárať existujúce tabuľky

Vždy, keď vytvoríte novú tabuľku v Exceli, musíte vedieť, ako ju uložiť, aby ste k nej mohli neskôr pristupovať a upravovať ju. Rovnako ako predchádzajúce verzie Excelu môžete súbory ukladať lokálne do počítača. Na rozdiel od predchádzajúcich verzií však Excel 2016 tiež umožňuje uložiť tabuľku do cloudového systému pomocou OneDrive . Môžete tiež exportovať a zdieľať svoju tabuľku s ostatnými priamo z Excelu.

Obsah článku

• Ukladajte a zdieľajte tabuľky Excelu 2016
  • Uložiť a uložiť ako
  • Ako uložiť tabuľku Excel
  • Na uloženie do novej tabuľky použite možnosť Uložiť ako
  • Ako zmeniť predvolené umiestnenie ukladania súboru programu Excel
• Funkcia automatického obnovenia
  • Použite funkciu automatického obnovenia
• Exportujte tabuľku Excel 2016
  • Ako exportovať tabuľku ako súbor PDF
  • Ako exportovať tabuľku do iných typov súborov
• Zdieľajte tabuľky Excelu 2016
  • Zdieľajte tabuľku

Ukladajte a zdieľajte tabuľky Excelu 2016

Pozrite si video nižšie a dozviete sa viac o ukladaní a zdieľaní tabuliek v Exceli 2016 :

Kedykoľvek otvoríte alebo uložíte tabuľku, budete mať možnosť použiť OneDrive , čo je online služba na ukladanie súborov, ktorá je súčasťou vášho konta Microsoft. Ak chcete povoliť túto možnosť, budete sa musieť prihlásiť do balíka Office. Ak sa chcete dozvedieť viac, navštívte našu kompletnú príručku pre Excel 2016 (2. časť): Prečítajte si článok o OneDrive .

Uložiť a uložiť ako

Excel 2016 poskytuje dva spôsoby ukladania súborov: Uložiť a Uložiť ako . Tieto možnosti fungujú podobným spôsobom ako stará verzia, len s niekoľkými dôležitými rozdielmi:

• Uložiť : Pri vytváraní alebo úprave tabuľky použijete na uloženie zmien príkaz Uložiť . Tento príkaz budete často používať. Pri ukladaní súboru stačí prvýkrát vybrať názov súboru a miesto uloženia. Potom stačí kliknúť na príkaz Uložiť a uložiť ho s rovnakým názvom a umiestnením.
• Uložiť ako : Tento príkaz použijete na vytvorenie kópie tabuľky pri zachovaní originálu. Pri použití možnosti Uložiť ako si budete musieť zvoliť iný názov a/alebo umiestnenie pre skopírovanú verziu.

Ako uložiť tabuľku Excel

Je dôležité uložiť tabuľku vždy, keď začnete nový projekt alebo vykonáte zmeny v existujúcom pláne. Pravidelným ukladaním môžete zabrániť strate vašich pracovných údajov. Musíte tiež venovať pozornosť tomu, kam uložíte tabuľku, aby ste ju mohli neskôr ľahko nájsť.

1. Nájdite a vyberte príkaz Uložiť na paneli nástrojov Rýchly prístup .

2. Ak tento súbor ukladáte prvýkrát, v zobrazení Backstage sa zobrazí možnosť Uložiť ako .

3. Potom budete musieť vybrať, kam chcete súbor uložiť, a pomenovať ho. Ak chcete tabuľku uložiť do počítača, vyberte položku Počítač a potom kliknite na položku Prehľadávať . Prípadne môžete kliknúť na OneDrive a uložiť súbory do OneDrive.

4. Zobrazí sa dialógové okno Uložiť ako . Vyberte, kam chcete tabuľku uložiť.

5. Zadajte názov súboru pre tabuľku a potom kliknite na tlačidlo Uložiť .

6. Tabuľka sa uloží. Zmeny pri úprave tabuľky môžete uložiť kliknutím na príkaz Uložiť . Okrem toho môžete k príkazu Uložiť prístup aj stlačením klávesov Ctrl + S na klávesnici.

Na uloženie do novej tabuľky použite možnosť Uložiť ako

Ak chcete uložiť inú verziu tabuľky a zároveň zachovať originál, môžete si vytvoriť kópiu. Ak máte napríklad súbor s názvom Údaje o predaji , môžete ho uložiť ako Údaje o predaji 2, aby ste mohli upraviť nový súbor a stále odkazovať na pôvodnú verziu.

Ak to chcete urobiť, kliknite na príkaz Uložiť ako v zobrazení Backstage. Rovnako ako pri prvom ukladaní súboru si musíte vybrať, kam sa má súbor uložiť, a dať mu nový názov.

Ako zmeniť predvolené umiestnenie ukladania súboru programu Excel

Ak nechcete používať OneDrive, cítite sa nepríjemne, keď je pri ukladaní vybratý ako predvolené umiestnenie OneDrive, alebo vám nevyhovuje, keď musíte zakaždým vybrať Počítač , môžete zmeniť predvolené umiestnenie ukladania tak, aby bol na ukladanie vybratý váš počítač. predvolene.

1. Kliknutím na kartu Súbor získate prístup k zobrazeniu Backstage.

2. Kliknite na položku Možnosti .

3. Zobrazí sa dialógové okno Možnosti programu Excel. Vyberte položku Uložiť , začiarknite políčko vedľa položky Predvolene uložiť do počítača a potom kliknite na tlačidlo OK . Predvolené miesto uloženia sa zmení.

Funkcia automatického obnovenia

Excel automaticky ukladá vaše tabuľky do dočasného priečinka, kým na nich pracujete. Ak zabudnete uložiť zmeny alebo ak Excel zlyhá, môžete súbory obnoviť pomocou automatického obnovenia .

Použite funkciu automatického obnovenia

1. Otvorte Excel . Ak sa nájde automaticky uložená verzia súboru, zobrazí sa tabla Obnova dokumentu .

2. Kliknutím otvoríte existujúci súbor. Tabuľka bude obnovená.

• V predvolenom nastavení sa Excel automaticky ukladá každých 10 minút . Ak upravujete zošit menej ako 10 minút, Excel nedokáže vytvoriť automaticky uloženú verziu.
• Ak nevidíte súbor, ktorý potrebujete, môžete si prezrieť všetky svoje automaticky uložené súbory zo zobrazenia Backstage . Stačí vybrať kartu Súbor , kliknúť na položku Spravovať verzie a potom vybrať možnosť Obnoviť neuložené zošity .

Exportujte tabuľku Excel 2016

Tabuľky programu Excel sa štandardne ukladajú do súboru .xlsx . Niekedy však musíte použiť iný typ súboru, napríklad PDF alebo tabuľku Excel 97-2003 . Tabuľky z Excelu môžete jednoducho exportovať do rôznych typov súborov.

Ako exportovať tabuľku ako súbor PDF

Export tabuľky ako dokumentu Adobe Acrobat , bežne známeho ako súbor PDF , môže byť obzvlášť užitočný, ak tabuľku zdieľate s niekým, kto nemá nainštalovanú aplikáciu Excel. Súbor PDF umožní používateľom zobraziť, ale neupraviť obsah tabuľky.

1. Kliknutím na kartu Súbor získate prístup k zobrazeniu Backstage .

2. Kliknite na Exportovať a potom vyberte Vytvoriť PDF/XPS .

3. Zobrazí sa dialógové okno Uložiť ako . Vyberte, kam chcete tabuľku exportovať, zadajte názov súboru a kliknite na tlačidlo Publikovať .

• V predvolenom nastavení Excel exportuje iba aktívny pracovný hárok . Ak máte viacero tabuliek a chcete ich všetky uložiť do toho istého súboru PDF, kliknite na položku Možnosti v dialógovom okne Uložiť ako . Zobrazí sa dialógové okno Možnosti . Vyberte položku Celý zošit ( celý zošit ) a potom kliknite na tlačidlo OK.

• Vždy, keď exportujete tabuľku ako PDF, musíte vziať do úvahy aj údaje tabuľky, ktoré sa objavia na každej stránke PDF, rovnako ako pri tlači tabuľky.

Ako exportovať tabuľku do iných typov súborov

Tiež môže byť užitočné exportovať tabuľku do iných typov súborov, ako je tabuľka Excel 97-2003 , ak ju potrebujete zdieľať s ľuďmi, ktorí používajú staršie verzie Excelu, alebo súbor .CSV, ak potrebujete esenciu tabuľky vo verzii s obyčajným textom.

1. Kliknutím na kartu Súbor získate prístup k zobrazeniu Backstage.

2. Kliknite na Exportovať a potom vyberte Zmeniť typ súboru .

3. Vyberte bežný typ súboru a potom kliknite na položku Uložiť ako .

4. Zobrazí sa dialógové okno Uložiť ako . Vyberte umiestnenie, kam chcete tabuľku exportovať, zadajte názov súboru a kliknite na tlačidlo Uložiť .

• Môžete tiež použiť rozbaľovaciu ponuku Uložiť ako typ: v dialógovom okne Uložiť ako na uloženie hárkov do rôznych typov súborov.

Zdieľajte tabuľky Excelu 2016

Excel uľahčuje zdieľanie a spoluprácu na tabuľkách pri používaní OneDrive. Ak ste predtým chceli s niekým zdieľať súbor, mohli ste ho poslať ako prílohu e-mailu. Aj keď je to pohodlné, vytvára to aj viacero verzií toho istého súboru, čo je náročné na organizáciu.

Keď zdieľate tabuľku z Excelu, v skutočnosti dávate iným ľuďom prístup k presne rovnakému súboru. To vám a ľuďom, s ktorými zdieľate, umožňuje upravovať rovnakú tabuľku bez toho, aby ste museli sledovať viacero verzií.

Poznámka : Ak chcete zdieľať tabuľku, musíte ju najskôr uložiť do OneDrive.

Zdieľajte tabuľku

1. Kliknutím na kartu Súbor získate prístup k zobrazeniu Backstage a potom kliknite na položku Zdieľať .

2. Zobrazí sa okno Zdieľať . Ak ste tabuľku nedokončili, zobrazí sa výzva na uloženie dokumentu do OneDrive.

• Upozorňujeme, že po uložení možno budete musieť prejsť späť do okna Zdieľať .

3. Ak je váš dokument uložený vo OneDrive, v okne Zdieľať kliknite na tlačidlo Zdieľať s ľuďmi .

4. Excel sa vráti do normálneho zobrazenia a otvorí sa okno Zdieľať na pravej strane okna. Tu môžete pozvať ľudí, aby zdieľali váš dokument, zobraziť zoznam ľudí, ktorí majú prístup k dokumentu, a nastaviť, či môžu dokument upravovať alebo len prezerať.

Ďalšia lekcia: Excel 2016 – lekcia 5: Základné pojmy buniek a rozsahov

Zabávať sa!