Excel 2019 (18. časť): Zoraďte údaje

Keď v Exceli pridávate ďalší obsah do pracovného hárka, usporiadanie týchto informácií sa stáva obzvlášť dôležité. Pracovný hárok môžete rýchlo reorganizovať zoradením údajov. Môžete napríklad zoradiť zoznam kontaktných informácií podľa priezviska. Obsah je možné usporiadať abecedne, číselne a mnohými inými spôsobmi.

Obsah článku

• Klasifikačné metódy
• Ako usporiadať pracovný list
• Ako triediť rozsah buniek
• Vlastná taxonómia
  • Ako vytvoriť vlastné taxonómie
  • Úrovne triedenia

Klasifikačné metódy

Pri triedení údajov je dôležité najprv rozhodnúť, či chcete použiť celý hárok (1) alebo len rozsah buniek (2).

• V prípade (1) budú všetky údaje v pracovnom hárku usporiadané do jedného stĺpca. Súvisiace informácie v každom riadku sa pri použití triedenia uložia spolu. V nižšie uvedenom príklade bol stĺpec Kontaktné meno (stĺpec A) zoradený tak, aby zobrazoval mená v abecednom poradí.

• V prípade (2) sa zoradia iba údaje v rozsahu buniek, čo môže byť užitočné pri práci s pracovným hárkom, ktorý obsahuje viacero tabuliek. Zoradenie rozsahu neovplyvní iný obsah v pracovnom hárku.

Ako usporiadať pracovný list

Príklad zoradí objednávky tričiek abecedne podľa Priezvisko (stĺpec C).

1. Vyberte bunku v stĺpci, ktorý chcete zoradiť. Napríklad vyberieme bunku C2.

2. Vyberte kartu Údaje na páse s nástrojmi a potom kliknite na príkaz AZ na zoradenie od A do Z alebo na príkaz ZA na zoradenie od Z po A. Príklad vyberie zoradenie od A po Z.

3. Pracovný hárok bude zoradený podľa zvoleného stĺpca. V príklade je pracovný hárok aktuálne zoradený podľa priezviska.

Ako triediť rozsah buniek

Príklad by vybral samostatnú tabuľku vo formulári objednávky tričiek na usporiadanie počtu košieľ objednaných v každej triede.

1. Vyberte rozsah buniek, ktoré chcete zoradiť. Napríklad vyberieme rozsah buniek G2:H6.

2. Vyberte kartu Údaje na páse s nástrojmi a potom kliknite na príkaz Zoradiť .

3. Zobrazí sa dialógové okno Zoradiť . Vyberte stĺpec, ktorý chcete zoradiť. Chceme napríklad zoradiť údaje podľa počtu objednávok tričiek, preto sa vyberie stĺpec Objednávky .

4. Rozhodnite o poradí zoradenia (vzostupne alebo zostupne). V príklade sa použije možnosť od najväčšieho po najmenšie .

5. Keď ste s výberom spokojní, kliknite na OK.

6. Rozsah buniek bude zoradený podľa zvoleného stĺpca. V tomto príklade bude stĺpec Objednávky zoradený od najvyššej po najnižšiu. Všimnite si, že iný obsah v pracovnom hárku nie je ovplyvnený týmto usporiadaním.

Ak vaše údaje nie sú zoradené správne, dvakrát skontrolujte hodnoty buniek, aby ste sa uistili, že sú správne zadané do pracovného hárka. Aj malý preklep môže spôsobiť problémy pri organizovaní veľkého pracovného listu. Nižšie uvedený príklad zabudol pridať pomlčku do bunky A18, čím sa triedenie stalo trochu nepresným.

Vlastná taxonómia

Niekedy môžete zistiť, že predvolené možnosti triedenia nedokážu zoradiť údaje v poradí, ktoré potrebujete. Našťastie vám Excel umožňuje vytvoriť vlastný zoznam na definovanie vlastného poradia zoradenia.

Ako vytvoriť vlastné taxonómie

Napríklad chcete zoradiť pracovný hárok podľa veľkosti trička (stĺpec D). Bežné triedenie by zoradilo rozmery podľa abecedy, čo by nedávalo zmysel. Namiesto toho je potrebné vytvoriť vlastný zoznam na zoradenie od najmenšieho po najväčší.

1. Vyberte bunku v stĺpci, ktorý chcete zoradiť. Napríklad vyberieme bunku D2.

2. Vyberte kartu Údaje a potom kliknite na príkaz Zoradiť.

3. Zobrazí sa dialógové okno Zoradiť . Vyberte stĺpec, ktorý chcete zoradiť, a potom vyberte Vlastný zoznam... z poľa Objednávka. Napríklad zvolíme triedenie podľa veľkosti trička.

4. Zobrazí sa dialógové okno Vlastné zoznamy . Vyberte NOVÝ ZOZNAM z poľa Vlastné zoznamy:.

5. Do poľa Zoznam záznamov: zadajte položky v požadovanom vlastnom poradí . Napríklad chcete zoradiť svoje údaje podľa veľkosti trička od najmenšieho po najväčšie, takže hodnoty Small, Medium, Large a X-Large budú zadané tak, že po každej položke stlačíte Enter na klávesnici.

6. Kliknutím na Pridať uložíte nové poradie zoradenia. Nový zoznam sa pridá do poľa Vlastné zoznamy:. Uistite sa, že je vybratý nový zoznam, a potom kliknite na tlačidlo OK.

7. Dialógové okno Vlastné zoznamy sa zatvorí. Kliknutím na tlačidlo OK v dialógovom okne Zoradiť vykonajte vlastné zoradenie.

8. Listy budú triedené vo vlastnom poradí. V príklade je teraz tabuľka zoradená podľa veľkosti trička od najmenšieho po najväčšie.

Úrovne triedenia

Ak potrebujete väčšiu kontrolu nad usporiadaním údajov, môžete do ľubovoľnej kategórie pridať ďalšie úrovne. To vám umožní usporiadať údaje do viacerých stĺpcov.

Ako pridať úroveň

Príklad nižšie zoradí list podľa veľkosti trička (stĺpec D), potom podľa čísla domácej izby (stĺpec A).

1. Vyberte bunku v stĺpci, ktorý chcete zoradiť. Napríklad vyberieme bunku A2.

2. Kliknite na kartu Údaje a potom vyberte príkaz Zoradiť.

3. Zobrazí sa dialógové okno Zoradiť . Vyberte prvý stĺpec, ktorý chcete zoradiť. Tento príklad zoradí podľa veľkosti trička (stĺpec D) s vlastným zoznamom vytvoreným skôr pre pole Objednávka.

4. Kliknutím na Pridať úroveň pridáte ďalší stĺpec na zoradenie.

5. Vyberte ďalší stĺpec, ktorý chcete zoradiť, a potom kliknite na tlačidlo OK. Príklad bude zoradený podľa Homeroom # (stĺpec A).

6. Pracovný hárok bude zoradený vo vybranom poradí. V príklade sú objednávky zoradené podľa veľkosti trička. V rámci každej skupiny veľkosti tričiek sú žiaci zoradení podľa čísla ročníka.

Ak potrebujete zmeniť poradie zoradenia na viacerých úrovniach, je ľahké určiť, ktoré stĺpce sa zoradia ako prvé. Jednoducho vyberte požadovaný stĺpec a potom kliknutím na šípku Posunúť nahor alebo Posunúť nadol upravte jeho prioritu.