A Smartsheet 9 legjobb tulajdonsága, amelyet projektmenedzsmenthez használhat

A Smartsheet leegyszerűsíti a projekt különféle szempontjait, például az erőforrások, a tartalom, a dokumentumok, a visszajelzések, a jóváhagyások, az áttekintések és még sok más kezelését. A több mint 190 ország különböző szakmáinak felhasználói ezt a webalapú alkalmazást kényelmesnek találják a sok mozgó alkatrészt tartalmazó projektek kezelésére.

Kezdőként azt gondolhatja, hogy ennek az alkalmazásnak a használata sok képzést igényel. Ha azonban végignézi a Smartsheet alábbi alapvető funkcióit, egy lépéssel közelebb kerül ahhoz, hogy főnök-felhasználó legyen.

1. Tartalomkezelés

A Smartsheet értéket ad az Ön által vállalt összes tartalomkezelési feladathoz. Ha Ön blogger, YouTuber, tervező vagy fotós, ezzel az alkalmazással egyszerűsítheti a teljes tartalomkezelést. Még csak nem is kell külön kezet fogadnia az alkalmazás tartalmának kezeléséhez, mert ez egy könnyen használható eszköz.

A Smartsheet-en elvégezhető tartalomkezelés néhány kiemelt feladata :

• Egy dedikált gyártási folyamatlap a csapattagok tartalomgyártásának felügyeletéhez.
• Könnyen beállítható értesítések és emlékeztetők, amelyek a tervezőket az ütemtervben tartják.
• A csapattagok és az érintett ügyfelek könnyen áttekinthetik a tartalombizonyítványokat.
• A jóváhagyók valós időben ellenőrizhetik a tartalmat, hogy minimalizálják az alkotók tétlenségi idejét.
• Több visszajelzési csatorna, például beszélgetések, rögzített kommentárok és egyéni jóváhagyások.

Letöltés: Smartsheet Androidra | iOS (ingyenes)

2. Projekt erőforrás menedzsment

Az erőforrás-kezelési funkció segít a csapattagok kapacitáskihasználtságának vizualizálásában, szakképzett személy megtalálásában, a projektköltségek csökkentésében, és mindenekelőtt a folyamatos növekedésben. Az erőforrás-kezelés megkezdéséhez a következő műveleteket próbálhatja ki:

• Importálja az alkalmazottak vagy munkatársak névsorát bármely táblázatfájlból.
• Strukturáltan adhat hozzá ügyfeleket és projektjeit.
• Építsen kidolgozott ütemtervet egy projekt feladatához azáltal, hogy erőforrásokat rendel hozzá a névsorból. Egy egyszerű csúszkával beállíthatja az órákat, időkereteket stb.
• A csapattagok különböző formátumokban követhetik nyomon idejüket, például részletezett órákban, percekben és 1/2 napokban.
• Egy robusztus Analytics-oldal, amely adatokat gyűjt az emberekről, a költségkeretekről és az időről, így szűrheti és tartalmas jelentésekbe csoportosíthatja ezeket az adatokat.

3. Zökkenőmentes csapatmunka

A Smartsheet megkönnyíti a 360°-os együttműködést és kommunikációt munkatársakkal, ügyfelekkel, csapattagokkal stb. Rugalmassága lehetővé teszi egyetlen elem, több elem vagy egy teljes munkaterület megosztását. Ezenkívül névtelen visszajelzéseket és megjegyzéseket gyűjthet az űrlapokon, amelyek létrehozásához kevesebb kattintásra van szükség.

A Beszélgetések szakasz nyitva tartja a projekt kommunikációs csatornáit számos médián keresztül, például @Mention, mellékletek, bizonyítékok és emlékeztetők. Az eszköz lehetővé teszi a beszélgetések rögzítését különböző szinteken, például lapokon, sorokon és munkaterületeken. Ezenkívül testreszabhatja a felhasználók hozzáférési szintjeit a megjegyzésmódosítási jogok engedélyezéséhez vagy visszavonásához.

4. Folyamatkezelés

Rendszeresen dolgozol különböző projekteken, vagy a szakmád részeként több projektet is felügyelsz? Ekkor a Smartsheet az ideális platform az Ön számára. Az eszköz számos funkcióval rendelkezik, amelyek segítségével több projektet kezelhet egyetlen vezérlőközpontból, ezek a következők:

• A projekttervekkel egyszerűen tervezhet és állíthat be projekteket a Smartsheet-en. Ezek újrafelhasználható jelentések, lapok és irányítópultok, amelyek egy projektet alkotnak.
• Stratégiai műszerfal, amely madártávlatból látja a portfóliójában található összes projektet.
• A projekt állapotának widget-alapú megjelenítése több projekt esetében, és egyetlen kattintással elérheti a lapjaikat.
• Egy központi konzol, amely lehetővé teszi a tartalom, feladatok, bizonyítások, megbízottak stb. jóváhagyását.
• A globális frissítési modul lehetővé teszi, hogy egy adott terv alapján módosítsa a projekttáblákat.

Kapcsolódó: A legjobb projektportfólió-kezelési eszközök, amelyeket érdemes kipróbálni

5. Digitális eszközök kezelése

A digitális eszközök biztonságos online platformon történő kezelése alapvető feladat egy kreatív tervező vagy fejlesztő számára. Időnként előfordulhat, hogy az ügyfelek nem férhetnek hozzá a munkájához, vagy valaki az Ön tudta nélkül másolja az alkotást, mert Önnek a tartalom létrehozására kell összpontosítania.

A Smartsheet hozzáférést biztosít a Brandfolderhez, amely megoldja a fent említett problémákat. Ez az eszköz lehetővé teszi a digitális eszközök biztonságos és hatékony terjesztését vagy bemutatását. Azt is lehetővé teszi, hogy:

• Szabja testre a platformot márkájának stílusához.
• Könnyen kereshet különféle tartalmi elemek metaadatai között szűréssel, rendezéssel stb.

6. Feladatautomatizálás

A Smartsheet munkafolyamat-automatizálással lecserélheti az ismétlődő vagy manuális feladatokat automatikus munkafolyamatokra, és megmentheti csapattagjait az eredménytelen munkától vagy az unalomtól. Az automatizált munkafolyamat-modul vizuális eszköz. Ezért a felhasználóknak nincs szükségük semmilyen kódolási szakértelemre a feladatok automatizálásához.

A műveletek, az eseményindítók és a feltételek az a három összetevő, amely automatikus munkafolyamatokat hoz létre. A következő feladatokat automatizálhatja:

• Értesítse a megbízottat a lényeges változásokról, vagy emlékeztesse a határidőkre.
• Kérjen jóváhagyást, vagy tekintse át a tartalom állapotát.
• Helyezze át a sorokat különböző lapokra, vagy zárja le és oldja fel őket.
• Jegyezze fel a mérföldkövek dátumát.
• Rendeljen erőforrásokat feladatokhoz vagy projektekhez.

7. Egyszerűsített megoldásközpont

A Smartsheet Solution Center egy robusztus könyvtár, amely projekttervrajzok és alkalmazások hatalmas gyűjteményéhez biztosít hozzáférést. Ezért nem kell időt fektetni egy projekt tervezésébe és beállításába. Egyszerűen válasszon egy sablont, módosítsa egy kicsit, és kezdje el gyorsan végrehajtani a projekteket.

A Megoldásközpont teljes tartalma a következő három szakaszban található:

1. Sablonok : Ezek egylapos táblák a feladatok, az erőforrások és az idő kezeléséhez.
2. Sablonkészletek : Szerezzen be előre elkészített irányítópultokat, jelentéseket és lapokat az összetett projektek kezeléséhez.
3. Bővítmények : Ezek olyan integrációk, csatlakozók és alkalmazások, amelyeket összekapcsolhat a munkalapjaival projektadatok importálásához vagy exportálásához.

8. Hatékony integrációk és kiegészítők

A Smartsheet segítségével könnyedén szinkronizálhatja munkáját olyan ügyfelekkel vagy külső munkatársakkal, akik esetleg különböző projektmenedzsment eszközöket és kommunikációs alkalmazásokat használnak. Ezért nem kell elkezdenie használni ezeket az alkalmazásokat, és nem kell fizetnie értük.

Könnyedén integrálhat harmadik féltől származó alkalmazásokat, mint például a DocuSign, Zapier, Quip, Slack, Outlook, Google Docs stb., a lapjaiba. Ha bármilyen frissítés érkezik külső forrásból, közvetlenül a Smartsheetből érje el azokat.

A Smartsheet emellett hozzáférést biztosít a projektlapokhoz kifejlesztett egyszerű alkalmazásokhoz. A Pivot App, a Dynamic View, a Calendar App, a DataMesh stb. olyan alkalmazások, amelyek megkönnyítik a projektkezelési erőfeszítéseket.

9. Informatikai kérések és jegyvásárlás

Az IT-kérelmek és jegyek szolgáltatás egy sablonkészlet, amely a Megoldásközpontból érhető el. Ezt a sablont a következő feladatok egyszerűsítésére használhatja:

• Rögzítse és rögzítse az informatikai kéréseket egy egyszerű űrlapon keresztül, amelyhez bárki hozzáférhet mobilról vagy asztali számítógépről.
• Kezelheti a nyitott, elakadt vagy megoldott informatikai kéréseket egy egyszerűsített irányítópulton.

Intuitív és szórakoztató projektek

A Smartsheet fent említett funkciói segítenek gyorsabban kezdeni ezzel az alkalmazással. Ez nem csak egy újabb eszköz a technológiai halmazban, amelyért folyamatosan fizet anélkül, hogy tudná, hogyan térül meg az alkalmazás.

Ez egy hatékony eszköz, amellyel Ön és csapata idejét takaríthatja meg azáltal, hogy bármely projektben lecsökkenti a nem produktív munkát. Ezenkívül az alkalmazás integrálható számos harmadik féltől származó termelékenységi eszközzel, amelyeket munkatársai vagy ügyfelei használnak.